La norma UNI EN ISO 9001, al requisito 6.3, affronta la gestione delle modifiche all’interno del sistema di gestione per la qualità, richiedendo che ogni cambiamento venga effettuato in modo pianificato e controllato. Questo approccio evita l’improvvisazione e assicura che le modifiche siano coerenti con gli altri elementi del sistema, preservandone l’efficacia.
Le modifiche da pianificare possono essere molteplici: dal cambiamento di un processo produttivo, all’introduzione di nuovi software gestionali come ERP o CRM, fino a spostamenti di sede, riorganizzazioni aziendali o l’adeguamento a nuove normative o requisiti imposti dai clienti. In tutti questi casi, è fondamentale valutare preventivamente l’impatto della modifica, considerando non solo gli aspetti operativi, ma anche i rischi e le opportunità che possono derivarne, così come indicato anche nel requisito 6.1 della norma.
La pianificazione deve poi tradursi in un piano chiaro e dettagliato che definisca cosa cambierà, chi sarà responsabile delle varie attività, entro quali tempi e con quali risorse. È importante coinvolgere e informare tempestivamente tutte le parti interessate interne all’organizzazione, per facilitare il loro adattamento e garantire un supporto condiviso al cambiamento.
Oltre alla comunicazione, un passaggio cruciale consiste nell’aggiornare la documentazione relativa al sistema di gestione della qualità: manuali, procedure, istruzioni operative e registrazioni devono essere rivisti per riflettere le modifiche apportate. Infine, una verifica post-implementazione consente di accertare che il sistema continui a funzionare in modo efficace e che non emergano criticità legate al cambiamento.
I vantaggi di una gestione pianificata delle modifiche sono evidenti: si riducono gli errori e i rallentamenti durante le fasi di transizione, si migliora il coordinamento tra le diverse funzioni aziendali e si aumenta la capacità dell’organizzazione di affrontare con successo i cambiamenti, mantenendo alti standard di qualità e conformità anche in momenti di trasformazione.
Durante un audit, gli auditor cercano evidenze oggettive di questo processo, come registri delle modifiche, piani di transizione dettagliati, analisi degli impatti e documentazione aggiornata. Inoltre, attraverso colloqui con il personale, verificano che tutti abbiano una chiara comprensione del motivo della modifica, dei ruoli assegnati e che la direzione sia attivamente coinvolta nella gestione del cambiamento.
Pianificare le modifiche non è solo un obbligo normativo, ma la chiave per trasformare ogni cambiamento in un’opportunità di crescita e successo duraturo.
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