Lo standard
In base all’articolo 44-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i. (Codice dell’amministrazione digitale, di seguito “CAD”), l’AgID ha definito, con la circolare n.65 del 10 aprile 2014 recante “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici” e con il documento “Requisiti di qualità e sicurezza per l’accreditamento e la vigilanza”, i requisiti che i conservatori accreditati devono possedere. Il possesso di tali requisiti da parte del conservatore è dimostrato, tra l’altro, mediante il conseguimento di un certificato di conformità, rilasciato da un ente di certificazione accreditato da ACCREDIA, ai requisiti tecnici organizzativi stabiliti dall’AgID in una “Lista di Riscontro per le visite ispettive AgID e per la certificazione di conformità dei conservatori accreditati”.
I destinatari
I soggetti che intendono accreditarsi presso AgID nel ruolo di Conservatori.
La certificazione
La Certificazione di Dasa-Rägister S.p.A. dimostra la conformità ai requisiti tecnici ed organizzativi stabiliti dall’AgID.
La procedura
Le verifiche sono effettuate in conformità ai requisiti indicati nel documento emesso da AgID “Lista di Riscontro per le visite ispettive AgID e per la certificazione di conformità dei conservatori accreditati”.
Il processo di certificazione prevede le seguenti fasi:
- audit preliminare (facoltativo): valutazione del livello di conformità dell’Organizzazione rispetto ai requisiti;
- audit di certificazione: verifica della conformità del sistema di gestione rispetto ai requisiti, si conclude con l’eventuale emissione del certificato;
- audit di sorveglianza: verifica prevista, con cadenza annuale, per monitorare il mantenimento del sistema di gestione e il miglioramento continuo;
- audit di rinnovo: verifica effettuata ogni due anni, prima della scadenza del certificato, per confermare il certificato per un ulteriore biennio.
I vantaggi
La certificazione è un requisito indispensabile per l’accreditamento presso AgID nel ruolo di Conservatore per l’erogazione di un servizio la cui richiesta è in forte crescita tenuto conto che le esigenze da parte delle pubbliche amministrazioni di conservazione a norma dei documenti informatici, già esistenti nel mercato domestico a fronte del processo di fatturazione elettronica e di protocollazione digitale, riguarderanno nell’immediato futuro nuovi ambiti di applicazione, in quanto la normativa vigente in materia prevede che entro tempi brevissimi la PA formi i propri documenti solo in modalità digitale.
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